Privacyverklaring SE Factory B.V.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens welke binnen onze organisatie worden verwerkt. 

Artikel 1. Kennisgeving privacybeleid

1. Deze privacyverklaring is bedoeld om uit te leggen hoe wij met privacy omgaan.
2. Wij gelden als verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. De volledige gegevens van ons zijn:

3. Wij respecteren en beschermen uw privacy. Wij zetten ons naar alle redelijkheid in om er zorg voor te dragen dat alle persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt altijd vertrouwelijk wordt behandeld en met inachtneming van de geldende privacywetgeving worden gebruikt, opgeslagen en beheerd.

4. Alle klanten, bezoekers van onze website en medewerkers zijn betrokkenen en geven ons toestemming om persoonsgegevens op te nemen in het geautomatiseerde bestand en te gebruiken voor de doeleinden zoals die in artikel 2 staan omschreven.

5. De grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens is: uitvoer van de verkoopovereenkomst, ons gerechtvaardigd belang (marketing en verbetering), in sommige gevallen vitaal belang, voldoen aan een wettelijke plicht en uitdrukkelijke toestemming.
   

Artikel 2. Doel informatieverzameling

2.1  U geeft toestemming dat wij de persoons- en adresgegevens die u verstrekt alleen delen met onze leveranciers die in naam van ons handelen voor de hieronder bij 2.3 beschreven doelen. Voor zover er expliciet om toestemming gevraagd wordt, heeft u altijd het recht uw toestemming in te trekken.

2.2 De verwerking van persoonsgegevens binnen de organisatie is van toepassing op de volgende categorieën van personen: (ex-)klanten, (ex-)werknemers en bezoekers van de website.

2.3 Mocht u ons persoonsgegevens verstrekken, dan garanderen wij dat deze informatie primair zal worden gebruikt voor het volgende: 

1. Het uitvoeren van de verkoopovereenkomst.
2. Het melden van wijzigingen in het beleid, documenten en onze diensten.
3. Het registreren en afhandelen van klachten, aanvragen en verzoeken.
4. Voldoen aan de wettelijke (fiscale) bewaarplicht en andere juridische en regelgevende verplichtingen.
5. Het afhandelen van facturatie en incasso’s.
6. Onze bedrijfsvoering veilig te stellen en te beschermen en om fraude, ongeoorloofde activiteiten, claims en andere aansprakelijkheden te identificeren en te helpen minimaliseren of voorkomen.
7. Het onderhouden van relaties met klanten en leveranciers.
8. Het op anonieme basis doen van (demografisch en statistisch) onderzoek.
9. Het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst.

Artikel 3. Categorieën verzamelde gegevens 

De categorieën van informatie over u die wij mogelijk verzamelen, gebruiken, openbaar maken en anderszins hanteren, kunnen per land en geldende wet variëren. 

1. Naam en contactgegevens: We verzamelen uw bedrijfsnaam, voor-  en achternaam, e-mailadres, postadres en andere soortgelijke contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer. 
2. Inhoud: We verzamelen inhoud van uw berichten die u naar ons verstuurd hebt, vragen en informatie die u verschaft hebt voor afhandeling van de verkoopovereenkomst, after-sales activiteiten en eventuele klachtenafhandeling.. 

3. Betalingsgegevens: We verzamelen gegevens die nodig zijn voor de facturatie en incasso daarvan en wanneer u medewerker bent, de verloning. 
4. Apparaat- en verbruiksgegevens: We verzamelen gegevens over uw apparaat, zoals IP-adres, Internetbrowser en apparaat type, apparaat-id’s, in- en uitloggegevens, regionale en taalinstellingen en hoe u en uw apparaat werken met onze website(s) en met onze diensten/producten. Deze gegevens omvatten ook informatie over de besturingssystemen en andere software die op uw apparaat geïnstalleerd is, inclusief productcodes.
   
5. Referenties: We verzamelen, indien u medewerker bent, eventuele referenties.

Artikel 4. Inzien, wijzigen of verwijderen van persoonsgegevens

4.1 Wij proberen uw gegevens altijd correct bij te houden. U heeft het recht de gegevens welke over u worden verwerkt in te zien, te laten verbeteren en onjuiste gegevens te laten verwijderen. 

4.2 Om deze rechten uit te oefenen of om een klacht in te dienen of om een verzoek om inlichtingen in te dienen over onze privacy praktijken, neemt u per e-mail contact met ons op via info@emdrkit.com.

4.3 Om gebruik te kunnen maken van uw rechten kunnen wij u vragen om een kopie van uw identiteitskaart met het verzoek mee te sturen, of andere stappen om uw identiteit te verifiëren. Hierbij doen wij het verzoek om uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken, om zo goed mogelijk uw privacy te waarborgen. Wij zullen uiterlijk binnen vier weken reageren op uw verzoek.

4.4 Indien u binnen een periode van 6 maanden voor de tweede maal een verzoek hiertoe indient, kunnen we daarvoor een bedrag in rekening brengen.

Artikel 5. Derden 

5.1 Wij zullen de persoonsgegevens niet aan derden verstrekken, zonder uw uitdrukkelijke toestemming, tenzij wij daartoe gehouden zijn op grond van een wettelijke bepaling of deze verstrekking aan een derde partij noodzakelijk is.  

5.2 Wij delen adres, persoons en betaalgegevens met derden die namens ons services uitvoeren, dan wel voor kwaliteitsdoeleinden of door wettelijke verplichtingen. Wij gebruiken bijvoorbeeld als derden het betaalsysteem Mollie, het ordersysteem Woocommerce, het verzendsysteem Sendcloud, het e-mail progamma Gmail en het boekhoudprogramma KING en chatprogramma senddesk. Deze derden worden niet door ons bevoegd om de informatie te gebruiken voor eigen doelen.

5.3 Koppelingen naar websites van derden worden uitsluitend voor uw gemak weergegeven. Als u van deze sites gebruikmaakt, verlaat u onze website. Wij beheren deze sites niet en dragen geen verantwoordelijkheid voor deze sites. Als u besluit een site van derden te bezoeken die is gekoppeld aan deze site, doet u dit volledig op eigen risico. 

5.4 Wij zullen de informatie die wij over u verzamelen uitsluitend verwerken binnen de Europese Economische Ruimte (‘EER’).

5.5 Via onze website worden cookies geplaatst om een prettigere web beleving te creëren. Cookies worden niet voor andere doeleinden gebruikt. 

5.6 Derden zijn verplicht na afloop van de verwerkingsdienst de gegevens te verwijderen, alsmede de kopieën, tenzij de verwerker verplicht is deze gegevens te bewaren. 

Artikel 6. Veiligheid 

6.1 Wij doen ons uiterste best om uw gegevens veilig te verwerken, met als doel om ongeautoriseerde toegang tot gegevens of bekendmaking van gegevens te voorkomen, de accuraatheid van gegevens te behouden, en het juiste gebruik van gegevens zeker te stellen. Hiervoor hebben wij fysieke, elektronische en organisatorische beheersmaatregelen getroffen om de informatie die wij online verzamelen te beschermen en te beveiligen. Wij gebruiken codering, waaronder SSL- beveiliging, bij het verzamelen of overdragen van belangrijke gegevens. 

6.2 Wij kunnen niet de effectiviteit van dergelijke veiligheidsmaatregelen garanderen en niets in deze kennisgeving mag worden opgevat als een expliciete of impliciete garantie tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang, openbaarmaking, verandering of vernietiging.

6.3 Serviceproviders die mogelijk toegang tot uw informatie hebben om namens ons services te leveren, zijn contractueel verplicht om dergelijke informatie in vertrouwen te houden, voldoende beveiligingsmaatregelen voor gegevens te implementeren en mogen deze gegevens mogelijk niet voor enige andere doeleinden gebruiken. 

Artikel 7. Verdenking misbruik

7.1 Wij behouden ons het recht voor om zowel proactief als corrigerend op te treden bij verdenking van misbruik. Hieronder wordt verstaan dat wij in dit geval het recht om alle informatie van en over bezoekers en een order /bestelling/informatievraag  op te slaan en te bewaren als mogelijk bewijs van misbruik. We hebben daarnaast het recht om, bij een voldoende onderbouwde verdenking van misbruik, nadere gegevens over de inschrijver op te vragen bij derden. Bij voldoende bewijs kunnen wij passende maatregelen treffen, waaronder uitsluiting van onze website of diensten en/of aangifte bij de politie en/of andere relevante autoriteiten.

Artikel 8. Bewaartermijnen

8.1 Wij bewaren uw informatie zolang als nodig om de doeleinden waarvoor wij het verzamelen te bereiken, behalve wanneer anderszins wettelijk is vereist.

8.2 Wij verzamelen gegevens van onze website www.emdrkit.com. Dit gebeurd onder andere door Senddesk adwords en google analytics. Deze gegevens zijn niet te herleiden naar daadwerkelijke personen. Het gaat om algemene bezoekaantallen, land van afkomst en welke pagina’s zijn bezocht.

8.3 De gegevens die noodzakelijk zijn voor de financiële afwikkeling / garantie van verkoop overeenkomsten bewaren wij 7 jaar. Gegevens die noodzakelijk zijn voor loonbelastingen bewaren wij 5 jaar. Overige gegevens betreffende medewerkers bewaren wij maximaal 2 jaar na uitdiensttreding. Hiervan kan worden afgeweken indien er een (arbeids-)conflict is (geweest) dan wel verwacht wordt. 

8.4 Van onze werknemers worden de gegevens uit de agenda, mail en inloggegevens maximaal 4 jaar bewaard. 

8.5 Persoonsgegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken of die niet meer nodig zijn of niet meer worden gebruikt, worden direct vernietigd. 

Artikel 9. Wijzigen privacyverklaring

9.1 Wij hebben het recht deze privacyverklaring aan te passen. Deze aanpassingen worden direct geplaatst op onze website. Wij zijn niet aansprakelijk voor schade ontstaan door wijziging van deze privacy verklaring.

9.2 Onderhavige privacyverklaring is per 15-05-2018 van kracht en vervangt alle eerdere versies.

Artikel 10. Klachten

10.1 Indien u van mening bent dat de bepalingen van deze privacyverklaring niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen met betrekking tot de registratie van zijn gegevens, dient u zich te wenden tot onze directie.

10.2 Heeft u klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de autoriteit persoonsgegevens.

Voor vragen met betrekking tot deze privacy verklaring, de website of SE Factory B.V. kunt u terecht bij info@emdrkit.com.

© 2018, Aecius juridisch advies, Groningen.